Les fonds des préfectures et sous-préfectures ne sont pas assez exploités par les généalogistes, à tort car elles contiennent de véritables trésors. Nous allons essayer de comprendre l’intérêt que peuvent représenter ces fonds particulièrement usités par les historiens.

Histoire et origines des services préfectoraux

Il est impossible de parler des archives des préfectures et sous-préfectures sans un bref rappel historique, le rôle de ces administrations ne saurait en effet être compris dans toute sa dimension et sa portée sans être insérée dans le contexte de l’époque.

La loi du 22 décembre 1789 crée les départements. Toutes les divisions territoriales qui existaient avant sont alors supprimées ou réaménagées. Les arrondissements par exemple, remplacent les districts d’autrefois.
L’administration préfectorale est instituée par la loi du 28 pluviôse an VIII (17 février 1800), loi par laquelle le Consulat met en place une autorité administrative locale en la personne du préfet. Le premier préfet du département est Jacques Guinbaud de Saint Mesme, il a pris ses fonctions en 1800. C’est aussi cette loi de 1800, qui met en place les conseils municipaux (le maire, ses adjoints, le reste du conseil), le commissaire général de police pour les villes de plus de 100.000 habitants et le préfet de police à Paris.
Coexistent trois organes en charge de l’administration du département :

• la préfecture ;
• le conseil général ;
• le conseil de préfecture (remplacé en 1953 par les tribunaux administratifs).

En ce début de siècle, Bonaparte Premier Consul, renforce la centralisation de l’Etat : préfet et sous-préfets sont nommés par le gouvernement, le préfet nomme les membres du Conseil Général, désigne les maires de communes de moins de 20.000 habitants, le gouvernement désignant ceux des plus grandes villes. Les actions menées par les préfet et ses subordonnés sont par conséquent un reflet de la manière de gouverner de l’Etat.
Ces grands changements vont modifier profondément et durablement la justice, la prévention des personnes, l’enseignement, les finances …

Structure et fonctionnement de la préfecture

Le Préfet est donc le représentant de l’État dans le département. Il est aujourd’hui nommé par décret du Président de la République.
Ses missions :

• mettre en œuvre et coordonner localement les politiques du gouvernement pour l’emploi, l’aménagement du territoire, le développement économique, environnement…
• Jusqu’à la suppression du service militaire en 2000, c’est la Préfecture qui était chargée des recensements militaires et des conseils de révision.
• Assurer l’ordre public et la sécurité des personnes et des biens : le préfet est assisté dans cette mission, par la police, la protection civile, les services de secours (sapeurs-pompiers).
• Permettre l’exercice des droits et des libertés des citoyens. Il doit organiser les élections, assurer la délivrance des titres de séjour, procéder à l’instruction des demandes de naturalisation.
• Contrôler la légalité des actes des collectivités locales et accompagner leur gestion. Pendant très longtemps, jusqu’à la loi de décentralisation (loi Deferre : 1982), le préfet a exercé une véritable tutelle sur les conseils municipaux et sur le conseil général. Tout projet devait recevoir l’avis et le consentement de la préfecture ou de la sous-préfecture.

Le préfet est assisté du :

• secrétaire général
• directeur de cabinet
• sous-préfet d’arrondissement

Les conseils d’arrondissement avaient pour mission de répartir les contributions directes des communes et d’examiner les demandes de décharge émanant de ces dernières.

Le sous-préfet auxiliaire précieux du préfet

Le sous-préfet est donc le délégué du préfet dans l’arrondissement. Il est nommé par décret du Président de la République. Il assure donc les mêmes missions que le Préfet.
Cinq arrondissement donc sous-préfectures ont été créées : Bayonne, Mauléon, Oloron et Orthez, puis deux furent supprimées en 1926, ceux de Mauléon et Orthez. Les cantons qui en dépendaient furent répartis entre ceux qui restaient.

Ces missions vont générer la rédaction d’un grand nombre de documents administratifs et d’archives préfectorales du plus grand intérêt pour tout historien ou généalogiste amateur. Leur volume impressionnant et la diversité des sujets dont ils sont l’objet, font qu’il est parfois difficile de les retrouver au sein des archives.

Les noms des sous-préfets du département des Basses-Pyrénées sont connus dès l’an VIII (1799 environ) pour Bayonne, Mauléon, Oloron et Orthez. La liste a été établie par M. Jourdan professeur à l’université de Pau et elle est librement consultable. Si votre ancêtre a été sous-préfet et que vous souhaitez en savoir plus sur son parcours au sein de ce service, vous pouvez consulter son dossier de l’administration préfectorale aux Archives nationales. Une recherche par nom est possible et vous permettra de connaître les dates de ses prises de fonction au sein des sous-préfecture sur l’ensemble du territoire français. On y retrouve par exemple Emmanuel Louis Bompard, sous-préfet de Mauléon dont nous avions narré le tragique destin.