Préfecture, sous-préfectures : contenu des archives

La variété des documents produits par les services préfectoraux en font une mine emplie de trésors pour tout généalogiste, chercheur, historien ou étudiant. On connait surtout ce fonds d’archives par le biais des recensements puisque le double des listes nominatives établies dans les communes était déposé à la préfecture. Les archives des préfectures et sous-préfectures sont classées de la même manière sur tout le territoire français. Prenons maintenant connaissance de l’intérêt qu’elles présentent.

La préfecture de Pau

La préfecture a subi un incendie dévastateur en 1908. Les archives départementales y étant accolées, une énorme partie des documents a été détruite créant des lacunes considérables. C’est ainsi que le double des listes nominatives du recensement furent détruites et que ne subsistent que les originaux déposés par les communes aux archives.

La sous-préfecture de Pau n’a existé que de 1811 à 1815, Pau étant en effet chef-lieu du département. En 1815, c’est le secrétaire général qui fait fonction de sous-préfet. Les archives de cette période ont été mélangées par la suite avec celles de la préfecture.

La répartition des sous-préfectures dans les Pyrénées-Atlantiques

Jusqu’en 1926, le département était constitué de 5 arrondissements, correspondant à 5 sous-préfectures :

• Bayonne
• Mauléon
• Orthez
• Oloron
• Pau

Les sous-préfectures de Mauléon et Orthez ont été supprimées en 1926. Elles furent alors assimilées aux sous-préfectures de Pau, Bayonne et Oloron. Le tableau ci-dessous détaille les sous-préfectures et les cantons qui en dépendaient pour chacune. Cela vous permettra de savoir où chercher les archives : à Pau aux archives départementales pour les cantons béarnais et au Pôle archives de Bayonne pour les cantons basques.

5 sous-préfectures et leur ressort

Le 10 octobre 1969 le département change de nom.
Autrefois Basses-Pyrénées, il s’appelle désormais Pyrénées-Atlantiques.

Quel est l’intérêt des archives des préfectures et sous-préfectures ?

Il s’agit d’un fonds incontournable pour ceux qui travaillent à l’histoire du département ou à celle d’une commune. Les généalogistes y trouveront leur compte également.

En effet, les archives des préfectures et sous-préfectures viennent compléter utilement les autres séries, comme la série R « Affaires militaires » très lacunaire et la série T « Enseignement, culture et sport » pour ne citer que celles-ci.
Comme le préfet représente l’Etat (avec l’aide de son auxiliaire le sous-préfet), les documents produits dans le cadre de son activité reflètent avec précision l’action menée par un service public au sujet de la police, l’environnement, l’économie, l’aménagement du territoire, la population, les élections, l’agriculture, le commerce, le travail, la santé, l’enseignement ou les affaires culturelles, etc. En veillant à l’application de la loi et des directives ministérielles, chaque décision du préfet était suivie afin d’en vérifier l’exécution et l’application sur le plan local et implique la vie quotidienne de chaque commune et de toutes les villes du département.

Des archives de la vie quotidienne

Le sous-préfet plus en contact avec la population que le préfet, mène des enquêtes ou des opérations directes en collaboration avec les maires pour comprendre la nature d’événement inhabituel survenu dans le département et pouvoir prendre les bonnes décisions comme lors des épidémies. Cela peut donner lieu à des échanges écrits, de la correspondance entre sous-préfecture et mairie où seront dressées des listes nominatives concernant les habitants d’un village comme à Saint-Palais par exemple où le maire dût justifier d’une surmortalité pendant les années 1904 à1906.

Le type de documents que l’on peut rencontrer dans ces fonds est donc aussi varié que les raisons qui ont suscité leur création. Affiches, correspondance, listes, registres, rapports, plans dessinés, arrêtés, circulaires, avis, dossiers d’enquête, bilans … en sont les exemples les plus représentés.

Comment sont classés les archives des préfectures aux archives départementales ?

Les fonds postérieurs à 1940 sont en série W (fonds ouvert dont l’accroissement est continu). Vous en trouverez l’inventaire papier en salle de lecture aux archives.

Le classement pour la préfecture

Les documents émanant de la préfecture sont en série M « Administration générale et économie » qui se décompose en 10 sous-séries :

• 1M Administration générale du département
• 2M Personnel administratif
• 3M Élections
• 4M Police
• 5M Santé publique
• 6M Population, économie et statistiques
• 7M Agriculture, eaux et forêts
• 8M Commerce et tourisme
• 9M Industrie
• 10M Travail

Les fonds de la préfecture ne sont pas en ligne. L’inventaire complet peut être consulté en salle de lecture à Pau ou à Bayonne. Tous les documents composant ce fonds sont conservés à Pau aux archives départementales.

Le classement pour les sous-préfectures

Les documents émanant des sous-préfectures sont classés en série Z. A chaque sous-préfecture correspond une sous-série :

• 1 Z Bayonne
• 2 Z Mauléon (après 1926, il faut chercher en sous-série 1 Z (Bayonne) et 3 Z (Oloron)
• 3 Z Oloron
• 4 Z Orthez

Chaque sous-série est organisée par matière comme par exemple :
1 Z 1 : Liste des maires, adjoints et conseillers municipaux (Bayonne, 1925)
1 Z 2 : Police générale, commission sanitaire, population de l’arrondissement, élevage canin, forêts.

Les fonds des sous-préfectures de Bayonne (très lacunaires) et de Mauléon sont en ligne sur earchives. Seuls les inventaires détaillés des sous-préfectures d’Oloron et d’Orthez sont consultables sur le site internet des archives, les documents n’ayant pas été numérisés.

Délais de communicabilité

Tout dépend de la nature des actes. En raison même de son hétérogénéité, les délais de communicabilité sont fonction du type de documents.
Classiquement, la mise à disposition des documents s’arrête vers 1940.

Quel est le contenu des archives des sous-préfectures ?

Sans dresser une liste exhaustive du contenu des fonds d’archives des sous-préfectures, il est néanmoins essentiel de s’arrêter sur certains documents pouvant être particulièrement intéressants.

• Avis et arrêtés du sous-préfet
  • Outre les arrêtés pris sur divers sujets (nomination de personnel, d’experts, installation artisanales, hygiène publique), on trouvera les requêtes de particuliers adressées au sous-préfet et la suite qui leur a été donnée.
• Correspondance générale du sous-préfet
  • Correspondance active et passive avec les préfets, commissaires de police, maires, employés et fonctionnaires de la sous-préfecture, syndicats. Ils donnent un aperçu global des nombreux sujets traités par le sous-préfet. Sinon cette correspondance révélera des rapports, enquêtes, notices, recommandations, avis, etc.
• Conseils d’arrondissement
  • Ils ont surtout des compétences budgétaires et fiscales et ont pour mission de répartir les contributions directes des communes et d’examiner les demandes de décharge qu’elles formulent. Chaque arrondissement avait son conseil, composé de 11 membres.
• Personnel de la sous-préfecture
  • Registres comptables, correspondance, traitements, indemnités, pensions, secours, primes.
• Distinctions honorifiques
  • Demandes et dossiers de candidature pour la Légion d’honneur, médaille du mérite agricole, palmes académiques, médaille d’honneur, décorations étrangères. Sources complémentaires : la sous-série 1M, la base Eleonore, le Bulletin des Lois sur Gallica.
• Justice
  • Juges de paix, suppléants, greffiers, huissiers, etc., candidature : notices individuelles. Suppression et regroupement de justices de paix.
• Affaires militaires
  • Généralités, circulaires, instruction, tableaux, correspondance, recensement des chevaux, mules, des voitures hippomobiles.
    Recrutement et administration militaire : recensement, recrutement, tirage au sort des jeunes gens sont présentés sous forme de tableaux ou listes nominatives par classes d’âge. On trouvera aussi des documents sur l’intendance militaire, les convois, les transports, le chauffage.
    Pensions militaires avec les attributions de pécule, les allocations militaires, les pensions.
    Sapeurs-pompiers avec l’organisation du corps ou la gendarmerie.
    L’administration pendant la guerre de 1914-1918 peut être aussi représentée sous forme de circulaires, instructions, cartes, affiches, etc.
    Sources complémentaires : ces fonds seront utilement complétés par la série R aux AD64.
• Affaires communales
  • Il s’agit de documents concernant l’administration et la comptabilité des communes. Les communes étant restées longtemps sous la tutelle de la préfecture, une abondante production d’écrits en a découlé : correspondance, circulaires, délibérations, instructions, arrêtés traitent de généralités, des finances et impositions communales, des travaux avec les adjudications, autorisations, études de chantiers, demandes de subventions, , les abornements et les vicinaux, les attributions de dons et legs et des dossiers par communes (classement alphabétique par communes). Source complémentaire : la série O « Administration et comptabilité communales » des AD64.
• Population, affaires économiques et statistiques
  • On y trouvera des dénombrements et états statistiques divers. Des dossiers d’enquêtes concernant les personnes émigrées, avec des demandes de passeport, des demandes de naturalisation. Source complémentaire : la série M avec les fonds de la Préfecture.
• Élections
  • Sont réunis ici tous les documents relatifs à l’organisation des élections, documents qui se présenteront sous forme de circulaires, instructions, affiches, listes. On trouvera des listes d’électeurs par communes.
• Police
  • Section importante des fonds de la sous-préfecture, il rassemble les documents émanant de la police générale (fonctionnaires de police, gardes particuliers et gardes champêtres), administrative (associations et société, détention d’armes, débit de boisson, loteries, filles publiques, chasse, animaux nuisibles, établissements dangereux, transport de corps et exhumations, forains, marchands ambulants, nomades, navigation et manifestations aériennes, pêche, recherches d’individus, censure, surveillance, condamnés, presse), judiciaire ou de la sûreté générale (étrangers, fonctionnaires, mouvements politiques et religieux), autant dire une source importante pour le généalogiste et l’historien. Source complémentaire : la série M des AD64
• Enseignement et affaires culturelles
  • Bâtiments scolaires, instruction primaire, enseignement secondaire et supérieur, technique, personnel enseignant, tels sont les sujets que l’on trouvera ici. Les affaires culturelles et loisirs apporteront de nombreux renseignement sur la place des bibliothèques, musées, salles de spectacles, monuments historiques, équipements sportifs, campings dans toutes leur manifestations. Source complémentaire : la série T « Enseignement, affaires culturelles, sport » des AD64.
• Hygiène, santé
  • Médecine, hygiène et santé publique : assainissement des communes, des prisons, établissements publics ; établissements thermaux, délibérations et avis des conseils d’hygiène et des commissions sanitaires, établissements insalubres, enquêtes diverses (aveugles, sourds-muets, maladies, causes de mortalité, etc.).